Q.wiki Schulung für Prozessbotschafter:innen

Kursbeschreibung

Sinn und Zweck

Ariadne (früher Q.wiki) ist das zentrale Nachschlagewerk des Bistums Mainz für Abläufe, Prozesse und Arbeitsanweisungen. Hier wird das Wissen um die Abläufe des Arbeitsalltags gemeinsam beschrieben, für alle abrufbar gemacht und gesichert. So kann es zukunftsfähig weiterentwickelt und immer wieder an veränderte Rahmenbedingungen und Herausforderungen angepasst werden.

Damit das gelingt, kommt es darauf an, Ariadne im Arbeitsalltag gut zu nutzen. Dabei übernehmen Menschen verschiedene Rollen mit jeweils eigenen Aufgaben: Sie schlagen nach und geben Rückmeldung, beschreiben Prozesse, begleiten die Prozessarbeit in ihrem Team oder verantworten und geben Inhalte frei. Die Schulungsreihe ist deshalb nach Rollen aufgebaut: Jede Schulung bereitet passgenau auf die Aufgaben der jeweiligen Rolle vor und baut auf der vorherigen auf.

Zielgruppe

Die Schulung richtet sich an Mitarbeiter:innen des Bischöflichen Ordinariates, die Lust haben, ihr Wissen zu Prozessen und Ariadne zu vertiefen, Ariadne aktiv mitzugestalten und ihre Kolleg:innen dabei zu unterstützen. Als Prozessbotschafter:innen halten sie das Thema Prozesse in ihrem Team lebendig: Sie sind dort Ansprechpersonen und Prozessexpert:innen, bringen die Prozessarbeit voran, moderieren sie und unterstützen ihre Kolleg:innen direkt vor Ort, sodass nicht jede Frage über die Strategiestelle Prozessmanagement laufen muss. Die Strategiestelle begleitet und unterstützt sie dabei.

Inhalt

Das Seminar bietet eine praxisorientierte Vertiefung des Prozessmanagements mit einem Fokus auf die Anwendung von Ariadne in der täglichen Arbeit. Folgende Inhalte werden vermittelt:

• Die Rolle als Prozessbotschafter:in: Die Teilnehmer:innen lernen ihre Rolle kennen: welche Aufgaben dazugehören und welche nicht, welche Unterstützung sie von der Strategiestelle Prozessmanagement erhalten und wie die Kommunikation mit der Strategiestelle, mit den Kolleg:innen im Team und im Prozessbotschafter:innen-Netzwerk gestaltet ist.
• Wissen vertiefen und weitergeben: Die Teilnehmer:innen festigen ihr Grundlagenwissen und lernen, dieses auch auf einfache Weise an andere weiterzugeben.
• Prozessarbeit im Detail: Es wird vertieftes Wissen vermittelt, wie Prozesse identifiziert, geschnitten und Soll- und Ist-Prozesse unterschieden werden können. Besonderheiten von Soll-Prozessen und das Zusammenspiel von vor- und nachgelagerten Prozessen sowie die notwendige Kommunikation mit Prozessbeteiligten werden ebenfalls thematisiert.
• Prozessverständnis erweitern: Die Teilnehmer:innen entwickeln ein Gespür für die Unterscheidung zwischen Hauptprozessen, Prozessen und Prozessschritten. Sie verstehen, wann und wie andere über Prozesse informiert werden müssen.
• Einführung neuer Prozesse begleiten: Die Teilnehmer:innen erhalten Tipps, wie die Einführung neuer und geänderter Prozesse gut gelingen kann, und beraten ihr Team dazu. Sie behalten das Thema im Blick und bringen es in der Prozessmodellierung immer wieder ein. Die Verantwortung für die Einführung liegt bei den Prozessverantwortlichen.
• Technischer Einsatz von Ariadne: Die Teilnehmer:innen lernen die Funktionen von Ariadne vertieft kennen und anzuwenden, um je nach Einzelfall die passenden Werkzeuge für ihre Prozessarbeit auszuwählen und umzusetzen.
• Erste Prozesse selbst beschreiben: Die Teilnehmer:innen beschreiben erste eigene Prozesse in Ariadne, lernen dabei die Prozesssprache kennen und beraten sich gegenseitig.

Je nach Bedarf der Teilnehmenden werden zudem Methoden zur Moderation von Prozessworkshops im Team aufgegriffen.

Prozessbotschafter:innen-Netzwerk

Im Anschluss an die Schulung werden die Teilnehmer:innen Teil des Prozessbotschafter:innen-Netzwerks. Dort erwarten sie weitere Veranstaltungen und Schulungen, die speziell für Prozessbotschafter:innen entwickelt werden.

Teilnahmevoraussetzung

Die vorgelagerte „Grundlagenschulung Prozesse & Ariadne“ wurde besucht.

Material

Für die Schulung wird ein internetfähiges Laptop benötigt. (Sollten Sie nicht über ein solches Gerät verfügen, setzen Sie sich bitte zur Koordination mit der Strategiestelle Prozessmanagement in Verbindung.)

Dauer

4 h

Termine und Anmeldung

Die Anmeldung findet über die Nextcloud des Bistums statt.

Die Anmeldebestätigung erhalten Sie via Outlook-Kalender-Einladung.

• 16.11.2027        12:30 – 16:30 Uhr (Präsenz)

Anmeldefrist:

https://vernetzt.bistum-mainz.de/index.php/apps/forms/s/99Cje77cPbxjy5xkRNY87WQF

Dozent*in

Theresa Weber – Beraterin für Prozessmanagement

Kontakt für Rückfragen

Nadine Ruhl

prozessmanagement@bistum-mainz.de

06131 253 244